Het systeem is de oplossing: Werk uitbesteden met behulp van systemen

In een tijdperk waarin ondernemerschap floreert en bedrijven steeds meer groeien, is het uitbesteden van werk een slimme zet. Het stelt je in staat om je te focussen op je kernactiviteiten terwijl andere taken worden afgehandeld door experts. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat het uitbestedingsproces soepel verloopt en dat er geen kostbare tijd verloren gaat? Het antwoord ligt in het gebruik van systemen. Maar een nog belangrijker onderdeel is het schrappen van werkaamheden. Daar moet je dan geen systeem meer voor bedenken en dus spaar je heel veel tijd uit. Het DAD principe: Delete, Automate en Delegate. Ik ga het nu hebben over Automate. Er is zoveel te automatiseren in jouw business. Je hebt geen idee.

Of je nu een start-up, een kleine onderneming of een gevestigde naam bent, werken met systemen kan de sleutel zijn tot succesvolle outsourcing. Deze systemen kunnen variëren van softwareoplossingen tot werkvoorschriften die de communicatie en samenwerking vereenvoudigen. Laten we eens kijken naar enkele krachtige systemen die jouw business kunnen helpen bij het effectief uitbesteden van werk.

1. Projectmanagementsoftware:

Een solide projectmanagementsoftware is essentieel voor het beheren van taken, deadlines en communicatie met externe teams of freelancers. Met tools zoals Trello, Asana of Basecamp kun je projecttaken toewijzen, voortgang volgen en eenvoudig overleggen met alle betrokken partijen. Door gebruik te maken van dit soort software verminder je miscommunicatie en houd je grip op elk aspect van het uitbestedingsproces. Zelf gebruik ik naar volle tevredenheid Trello, maar mensen uit mijn team zijn mij al maanden aan het overtuigen dat ik over moet op Asana. Ik heb ze nu toegezegd dat ze de volgende openingen van een nieuwe vestiging in Asana kunnen voorbereiden. Dat gaat voor Flex4medics de vestiging in Goes worden. Dat is het begin van een reeks eigen vestigingen van Flex4medics Voorheen zaten ze steeds in-house bij de ADD-kantoren maar dat gaat veranderen. Houd het in de gaten op www.flex4medics.nl.

2. CRM-systemen:

Klantrelaties vormen vaak de basis van elke succesvolle onderneming. Het beheren van klantgegevens, het bijhouden van contactmomenten en het stroomlijnen van verkoopprocessen kan echter tijdrovend zijn. Met een Customer Relationship Management (CRM) systeem zoals HubSpot, Salesforce, Gripp of Zoho kun je al deze taken automatiseren en structureren. Dit helpt niet alleen bij het uitbesteden van werk, maar ook bij het behouden en uitbreiden van klanten.

3. E-mailmarketingtools:

E-mailmarketing is een krachtige manier om in contact te blijven met je doelgroep en nieuwe leads te genereren. Om dit proces te vereenvoudigen, kun je gebruik maken van e-mailmarketingtools zoals MailChimp, ActiveCampaign of ConvertKit. Deze tools bieden geautomatiseerde functies voor het verzenden van nieuwsbrieven, het creëren van gepersonaliseerde e-mails en het analyseren van de prestaties ervan. Door dit aspect uit te besteden aan een systeem, kun jij je concentreren op strategieën die jouw bedrijf laten groeien. Wij maken gebruik van ActiveCampaign omdat hier enorme complexe mail stromen mee zijn te maken. Wij voeren aan ingevoerde mailadressen constant tags toe die vervolgens aanzetten tot het versturen van een bepaalde e-mail. De truc is natuurlijk de juiste e-mail op het juiste moment te versturen. En dat lukt met ActiveCampaign prima. Ook kan je makkelijk importbestanden maken vanuit je CRM systeem. Als je dit goed inricht kan je hiermee echt next level gaan. E-mailmarketing is nog steeds goud!

4. Content management systemen:

Als jouw business afhankelijk is van content marketing (zoals blogposts, video’s of podcasts), dan is een content management systeem (CMS) onmisbaar. Platforms zoals WordPress, Joomla of Drupal bieden gebruikersvriendelijke interfaces waarmee je eenvoudig content kunt publiceren en beheren. Door dit proces te stroomlijnen met behulp van een CMS, kun je gemakkelijk samenwerken met externe schrijvers of content creators zonder dat er kostbare tijd verloren gaat aan technische aspecten.

WordPress Is het het meest bekende pakket en heeft ook weer onnoemelijk veel plugins die je kan gebruiken om je business nog verder te stroomlijnen. Voor al mijn bedrijven heb ik er voor gekomen om een multisite te laten bakken in WordPress. Ook dit is weer Next level websites bouwen en inrichten. Het komt er op neer dat er 1 database is met landen, steden, kantoren, kamer en functies die naar oneindig veel website kunnen worden door gekopieerd. Voor iedere doelgroep een label.

5. Boekhoudsoftware:

Dit is wel het saaiste onderdeel. Maar het beheer van de financiën is cruciaal voor elke onderneming, maar het kan ook een tijdrovende klus zijn. Door gebruik te maken van boekhoudsoftware zoals Exact Online, Moneybird of FreshBooks, kun je jouw financiële processen automatiseren en stroomlijnen. Deze systemen helpen bij het bijhouden van inkomsten en uitgaven, facturering en belastingaangifte. Door deze taken uit te besteden aan een systeem, kun jij je concentreren op het laten groeien van je bedrijf.

6. En de rest

Er zijn nog zoveel andere opties om je business verder van systemen te voorzien. Mijn bedrijven maken gebruik van aparte debiteuren software gekoppeld aan Exact Online, specifieke agenda software om alle ruimtes aan elkaar te knopen en de spin in het web MyADD. Een eigen ontwikkeld software pakket waarmee alle software aan elkaar wordt geknoopt en waar ik zelf invloed op heb wat de klant wel en niet ziet of kan doen.

7. Systemen zijn niet allen software

Natuurlijk kan je met software ontzetten makkelijk automatiseren, zodat je geen mensen meer nodig hebt voor dat klusje. Maar het uitwerken en denken van wat de mensen die overblijven is ook een systeem. Dat kan je dan weer schijven in procesmanagement software. In die fase zitten mijn bedrijven op dit moment. Alle processen wordt gedocumenteerd tot het punt dat het ISO waardig is. Dan is het systeem rond. Maar klaar is het nooit. Door de opkomst van AI komen er weer oneindige nieuwe mogelijkheden om systeem aan te passen of misschien wel helemaal te vervangen.

Het uitbesteden van werk met behulp van systemen biedt talloze voordelen. Het vermindert miscommunicatie, verhoogt de efficiëntie en maakt ruimte vrij voor jou om je te richten op wat echt belangrijk is: bedrijfsgroei. Dus waar wacht je nog op? Implementeer de juiste systemen vandaag nog en begin met het outsourcen van taken die jou afhouden van je kernactiviteiten.

Onthoud dat elk bedrijf uniek is en verschillende behoeften heeft als het gaat om outsourcing. Neem de tijd om de juiste systemen te onderzoeken en ze aan te passen aan jouw specifieke situatie. Door dit te doen, zul je merken dat het systeem daadwerkelijk de oplossing is voor succesvolle uitbesteding in jouw business.

Blijf niet hangen in inefficiënte processen en verspilde tijd; neem controle over jouw business door slim gebruik te maken van systemen. Jouw toekomstige zelf zal je er dankbaar voor zijn!

Florentijn

Mr. Outsourcing